Stiu ca nu acesta este unicul eveniment organizat astfel si tocmai de aceea am considerat ca ar trebui sa scriu despre cum ar trebui sa actioneze un organizator cand vrea sa deruleze un eveniment unde este nevoie de facilitare.

Problemele observate dealungul celor 3 ore de discutii:

1. Organizatorii au fost si moderatori si participanti activi la discutii (roluri diferite si complexe)

2. Presupun ca nu a  existat o pregatire  detaliata a agendei si metodologiei seminarului

3. Nu a existat o structura a discutiilor (discutiile nu au avut loc coerent, nu au urmarit un fir logic, au fost multe divagari de la subiect )

4. Discutiile au fost facilitate in foarte mica masura (nu ar fi o problema sa lasi discutiile sa curga dar sa lasi o discutie total necontrolata duce la foarte multe discutii pe langa subiect, monopolizarea discutiei de catre anumite persoane si alte  lucruri nefolositoare)

Rezultatele unui eveniment organizat astfel sunt:

• nu se clarifica de la inceput obiectivele sesiunii si nici rezultatele dorite

• nu exista reguli de interactiune pentru a obtine rezultate bune la final

• organizatorii nu acopera integral subiectele propuse si abordate

• fara facilitare discutiile iau foarte multe directii

• procesul de interactiune este blocat de multe monopolizari ale discutiei, tocmai cand esential ar fi fost ca toti sa contribuie si sa isi impartaseasca ideile si experientele

• la final participantii sunt nesatisfacuti ca discutiile nu au acoperit nivelul asteptat

• unii participanti, care au venit pentru doar 1 dintre cele 3 subiecte, sunt nesatisfacuti deoarece subiectul interesant pentru ei nu a fost discutat

• fara facilitare de cele mai multe ori nu sunt extrase imvatamintele din experientele participantilor

Pentru organizatori ar fi fost mult mai usor sa apeleze la consultanti externi pentru a pregatii evenimentul si mai ales pentru a-l facilita.

Daca, in cazul nostru facilitatorii ar fi fost externi rezultatele ar fi fost mult mai bune in sensul ca:

• organizatorii ar fi putut linistit sa preia pentru toata durata seminarului rolul de participanti activi

• discutiile ar fi fost structurate si facilitate in mod profesionist

• seminarul ar fi avut mult mai multe rezultate

• toti participanti ar fi avut oportunitatea sa contribuie

• metoda/ele ar fi fost alese adecvat pentru discutii si nevoile grupului

• extragerea invatamintelor din analiza experientelor

• satisfactia participantilor la final analizand rezultatele

• sentimentul participantilor ca banii si timpul investit au fost utilizati la maximum si in beneficiul lor

• dorinta participantilor de a participa si la eventualele continuari

Intrebarea este daca este inteleasa importanta unei abordari serioase si profesioniste a oricarei intalniri, evenimente sau sedinte pe care le organizam. Daca ne gandim la rezultate si la viitor, la imagine si la timpul investit, la costurile reale si la beneficiile reale.