Etapa 5

Invitatiile pentru seminar sunt redactate si trimise fiecarei persoane ce urmeaza sa participe.

Trebuie sa solicitati invitatilor sa confirme participarea.

Etapa 6

Echipa de facilitare trebuie sa pregateasca materialele necesare pentru desfasurarea seminarului:

• decoratii pentru sala (indicatoare pentru locatii in timpul seminarului, welcome, flipcharturile pentru mese)

• regulile se scriu pe flipcharturi

• se realizeaza liste de participanti

• se scrie pe flipchart agenda seminarului

• se multiplica pentru fiecare participant toate intrebarile din timpul seminarului

• se pregatesc markere, foi flipchart, foi A4, etc.

Etapa 7

Pregatirea salii urmareste crearea unui mediu propice pentru desfasurarea seminarului.

Sarcinile ce trebuie realziate sunt urmatoarele:

• stabiliti asezarea meselor in sala (atatea mese cate intrebari)

• aplicati decoratiile in sala si in afara salii

• asezati mesele si scaunele in sala (de preferat mese rotunde sau ovale)

• asezati masa pentru inregistrarea participantilor

• amenajati instalatia audio

• pregatiti materialele pentru fiecare masa de lucru

• asigurati lumina si aerisire potrivita

• pregatiti un set de melodii care pot fi rulate in timpul liquid cafenelei si care sa contribuie la realizarea unei atmosfere de lucru placute

• pregatirea mesei pentru protocol

 Pregatirea salii poate sa aibe loc cu o zi inainte de seminar sau in ziua seminarului, DAR trebuie sa se termine inainte cu 1 ora de inceperea seminarului.