Etapa 5

Invitatiile pentru seminar sunt redactate si trimise fiecarei persoane ce urmeaza sa participe.

Trebuie sa solicitati invitatilor sa confirme participarea.

Etapa 6

Echipa de facilitare trebuie sa pregateasca materialele necesare pentru desfasurarea seminarului:

• decoratii pentru sala (indicatoare pentru locatii in timpul seminarului, welcome, flipcharturile pentru mese)

• regulile se scriu pe flipcharturi

• se realizeaza liste de participanti

• se scrie pe flipchart agenda seminarului

• se multiplica pentru fiecare participant toate intrebarile din timpul seminarului

• se pregatesc markere, foi flipchart, foi A4, etc.

Etapa 7

Pregatirea salii urmareste crearea unui mediu propice pentru desfasurarea seminarului.

Sarcinile ce trebuie realziate sunt urmatoarele:

• stabiliti asezarea meselor in sala (atatea mese cate intrebari)

• aplicati decoratiile in sala si in afara salii

• asezati mesele si scaunele in sala (de preferat mese rotunde sau ovale)

• asezati masa pentru inregistrarea participantilor

• amenajati instalatia audio

• pregatiti materialele pentru fiecare masa de lucru

• asigurati lumina si aerisire potrivita

• pregatiti un set de melodii care pot fi rulate in timpul liquid cafenelei si care sa contribuie la realizarea unei atmosfere de lucru placute

• pregatirea mesei pentru protocol

 Pregatirea salii poate sa aibe loc cu o zi inainte de seminar sau in ziua seminarului, DAR trebuie sa se termine inainte cu 1 ora de inceperea seminarului.

Filosofia metodei

O conversaţie autentică va produce întotdeauna o schimbare, va genera o colaborare eficientă bazată pe plăcerea de a descoperi posibilitatea și oportunitatea în ceea ce spune celălalt.

Pentru ca schimbarea să se producă trebuie să nu uităm nici o dată că în fața noastră sunt oameni care sunt formaţi din două laturi fundamentale: o latură raţională şi una emoţională şi să ţinem cont că în spaţiul discuţiei sunt opinii personale dar şi opinii de grup care trebuiesc explorate.

Principiile metodei

• toate vocile trebuiesc ascultate înainte de a lua o decizie
• discuţiile au o latură emoţională şi raţională care trebuiesc integrate în proces
• varietatea de idei ne oferă şansa soluţiei eficiente
• schimbările la nivel personal au loc atunci când întrebările corecte sunt adresate la momentul oportun
• oferind posibilitatea participanților să descopere ce e valoros pentru ei, se crează spaţiul pentru apreciere și recunoaștere
  
• Întregul este mai mult decât suma părţilor
  

Când dorim să iniţiem și să conducem o conversaţie de tip FAIR este important să o structurăm pe următoarele două nivele:

Nivelul 1 - Personal (raţional şi emoţional)

Întotdeauna, o conversaţie trebuie începută prin explorarea opiniilor personale, ele sunt supapa care trebuie deschisă pentru a genera divergentța opiniilor care va putea face loc mai târziu, paradoxal, convergenței. De acea şi primul pas sau primii doi paşi sunt direct legaţi de nivelul personal al participanţilor, pornind de la ce au văzut (FAPTE) şi terminând cu ceea ce au simţit (ASOCIERI).

Întrebările pe care le adresam în primul pas, ţin de simţuri, ce au văzut, "gustat", ce s-a întâmplat, iar apoi rămânând în același registru - personal, adresă întrebări ce ţin de ce au simţit, ce i-a surprins, ce i-a încurajat sau descurajat, tot ceea ce ţine de emoţii și manifestările acesteia.

nivelul 2 - colectiv ( emoţional și raţional)

Cel de al doilea nivel, trece dincolo de observarea faptelor, la analiza acestora și îndeamnă la acţiune ca și consecinţă. El face o translatare de la nivelul personal la nivelul cloectiv, de grup.

 După analiza faptelor pornind de la nivel, este important să ne adresăm emoţionalului colectiv, ce interpretări și la ce consecinţe a dat naştere la nivel colectiv (INTERPRETĂRI) ceea ce s-a întâmplat/decis. Iar apoi sa ne adresăm raţionalului colectiv, să urmărim, care sunt deciziile pe care acest grup le are de luat, având în vedere cele analizate (REZOLUŢII).

Tipul de întrebări pe care le adresăm în acest pas sunt legate de intenţii, obiective, oportunități şi schimbări ca apoi, conversația să se mute la un alt registru, să treacă la acțiune, priorităţi şi direcţii de acţiune de urmat în viitor.

Daca le intelegi si stii cum sa le aplici atunci poti sa incepi un proces de planificare a unui atelier de liquid cafe.

Etapa 1.

Trebuie sa iti faci un plan in legatura cu clarificarea informatiilor pe care sa construiesti pregatirea.

Etapa 2

Apoi vine momentul intalnirii cu sponsorul in timpul careia trebuie sa clarificati urmatoarele:

1. care sunt intrebarile la care se doreste un raspuns

2. la ce ajuta clarificarea acestor intrebari

3. care sunt fortele care pot influenta bunul mers al atelierului

4. care sunt rezultatele sperate

5. ce se va intampla cu rezultatele obtinute

6. cine sunt persoanele a caror participare poate aduce cele mai multe contributii pentru clarificarea intrebarilor atelierului

7. cand ar trebui sa aibe loc atelirul si cate zile sau ore va dura

8. unde va avea loc atelierul

9. exista in locatia stabilita toate conditiile pentru desfasurarea atelierului

10. cine face rezervarea spatiului

11. cine se ocupa cu protocolul pentru intalnire

Desigur ca o singura intalnire nu este suficienta pentru pregatirea atelierului, dar celelalte intalniri presupun o anumita pregatire din partea facilitatorilor si a sponsorului.

Etapa 3

Cu toate informatiile culese poti sa incepi pregatirea.

Intrebarile la care sponsorul vrea raspunsuri trebuie rescrise.

Intrebarile ideale pentru un liquid cafe sunt deschise si generative, care invita la dialog, sunt provocatoare si permit discutii in contradictoriu.

In jurul acestor intrebari trebuie construit designul seminarului pe care il vei organiza.

Modul cum vei organiza un seminar cu ajutorul metodei Liquid cafe depinde de:

• numarul de intrebari

• numarul de participanti

• timpul disponibil

Acum ca ai o prima varianta a designului seminarului trebuie sa verific daca verifica conditiile discutate cu sponsorul si apregatesti o alta intalnire cu sponsorul.

Etapa 4

Pentru a avea un seminar care sa raspunda nevoilor sponsorului trebuie sa te asiguri ca acesta este de acord cu propunerea ta si mai ales ca o sprijina.

Discutiile trebuie sa clarifice agenda intalnirii, rolul sponsorului si al facilitatorului, bugetul intalnirii, cine sunt participantii.

Urmareste-ne mai departe si vezi cum decurg mai departe pregatirile in organizarea unui seminar bazat pe metoda Liquid Cafe