Articol scris de Janina-Diana Pașaniuc

Care sunt pașii

1. Clarificați ideile care urmează să fie prioritizate, discutați fiecare idee în parte, punctele tari și cele slabe. Asigurați-vă că oamenii au înțeles care sunt variantele.
2. Identificați criteriile care vor ghida participanții în luarea deciziei, toată lumea trebuie să voteze având aceleași criterii în minte.
   
3. O dată ce criteriile sunt clare, dați fiecărui participant un număr de buline și rugați participanții să le  lipească lângă ideile pe care le aleg.
   
4. Numărați bulinele și rearanjați ideile în funcție de rezultatul obținut.
   

Câte buline dăm fiecărui participant

Nu cunosc să existe o anumită regulă în această privință, eu cunosc doar câteva sugestii pe care le împărtășesc cu voi:

• o bulină/participant la fiecare 15 idei
• 1/3 + 1 bulină raportat la numărul de idei, indiferent de numărul participanților
• principul lui Pareto 80/20, toate ideile se împart la 5, astfel obținem numărul de buline pe care fiecare participant îl primește (20%)
• 3 buline, câte una pentru 3 cele mai importante idei
• numărul ideilor / numărul participanților + 1 = numărul de buline/participant (dacă rezultatul e cu virgulă, atunci se rotunjește, dacă împărțirea e negativă atunci se ia ca valoare 0)
• ideile toatele împărțite la numărul de participanți dă numărul de buline pe care un participant îl primește
  

Câte buline punem pe o idee

Părerile sunt împărțite, unii susțin că doar o bulină pe idee, alții lasă participanții să decidă câte buline pun pe o idee.

În cartea lui Weaver & Farrell's "Managers as Facilitators" propunerea e ca pentru o listă de 30 de idei să folosim 15 buline pe care participanții să le distribuie după următoarea secventă 5 buline la ceea mai importantă idee, 4 la următorea, 3-2 și 1 la ultima.

O altă abordare pe care am întâlnit-o este aceea de a distribui bulinele primite în următoarea secvență 3-2-1 pentru cele 3 idei care sunt agreate cel mai mult de către fiecare participant în parte.

culori diferite la buline

Se pot folosi culori diferite pentru a evidenția lucruri diferite, precum:

• o culoarea pentru, idea e importantă, iar cealaltă culoare pentru, îmi asum angajamentul să mă implic personal în implementarea ideilor

În ce condiții supunem din nou la vot ideile

În principiu, ideile după prima rundă de votare, ar trebui să se separe pe grupe de preferință în mod detașat unele de altele, astfel: ideile din eșalonul 1 ar trebui să aibă de 2X mai multe voturi decât celelalte, cealaltă grupă 1/2 din voturi, alte 2/3 și o altă grupă 1-3 voturi și ultima nici un vot. Dacă lista nu arată așa atunci vă propun să mai faceți o rundă de votat, alegând de această dată doar 1/2 din ideile selectate.

tips&triks

• dacă paticipanții se plâng că nu au suficiente buline pentru a vota, este un bun indicator că ei sunt motivați și doresc să aleagă
• eu după ce selecția s-a încheiat, și am separat ideile în două rupe: selectate și neselectate, rog participanții să analizeze acele idei care nu au fost selectat și să spună dacă există idei care ar trebui să fie în grupa de selectate. Dacă astfel de idei apar, conduc o discuție și luăm împreună o decizie
• am observat că pe parcursul procesului, dacă unele idei primesc mai mare atenție decât altele ele vor fi votate de mai mulți participanți, așa că mare atenție,timpul de discuție pentru fiecare idee trebuie să fie aproximativ egal
• nu începeți votarea până nu v-ați asigurat că ați discutat și clarificat toate ideile
  

În următoarele articolele voi arată și care sunt punctele slabe ale acestei tehnici.

este o aplicație extrem de simpla. Scri problema/idea, iar sub ea, poţi adăuga fie o noua problema fie o idee. Și mai util însă e faptul ca fiind on-line poţi lucra în mod colaborativ prin simpla distribuire a url-ului. Faptul că e anonim (nu necesita un user) poate fi un "feature" sau un "bug" depinde, un feature pentru ca eu personal sunt sătulă să mă tot înscriu pe toate site-urile, dar poate fi si un "bug" dacă ne gândim ca şi alţii în mod anonim pot sa abuzeze.

Vă invit să îl folosiţi, așa că eu am pus o întrebare la care poate găsim împreună răspuns

Articol scris de Janina-Diana Pașaniuc

Activare (10-20% )

Prima fază din procesul de facilitare participativă trebuie să implice pregătirea participanţilor pentru un mediu cooperant şi constructiv, în echipă şi să deschidă subiectul care va fi abordat pe parcursul şedinţei.
Rolul acestei faze este de a crea un mediu social pozitiv şi cooperant, şi de conecta informaţiile pe care le deţin participanţii, individual, într-o singură imagine unitară.
Ca şi facilitator trebuie să vă asiguraţi că:

• reuşiţi să ajutaţi membrii grupului să facă tranziţia experienţei pe care o au în spre prezent şi apoi spre viitor
• puteţi să îi ajutaţi să reflecteze asupra informaţiilor pe care le cunosc
• sunt pregătiţi pentru un proces de lucru interactiv şi cooperant
• încurajaţi descoperirea sensurilor personale în elementele de lucru şi stabiliţi conexiuni interpersonale
• reuşiţi să creaţi în rândul membrilor curiozitate, interes şi entuziasm

Acest process se realizează prin următoarele tipuri de activităţi:

• de cunoaştere interpersonală a membrilor, de stabilire a regulilor de lucru
• de colectare şi împărtăşire a informaţiei
• de clarificare şi conceptualizare a informaţiei

Coordonare (40-50%)

A doua fază din cadrul modelului ACT are ca rol generarea şi organizarea informaţiei relaţionată cu subiectul în discuţie. Participanţii sunt cei care caută soluţii la problemele în discuţie, generând alternative, ca apoi să analizeze, ordoneze şi să cântărească pentru a alege varianta optimă.
Ca şi facilitator trebuie să vă asiguraţi că:

• oferiţi cadrul pentru ca participanţi să fie inovativi şi creativi
• procesul de luare a deciziei trebuie să fie luat prin analizarea, clarificarea şi colectarea informaţiei de la toţi membrii echipei
• membrii grupului au încercat să ajungă la cea mai bună decizie, pe cât posibil, în opoziţie cu regula majorităţii
• procesul de luare a deciziei  evidenţiază ceea ce este comun şi are la bază tehnici care ajută la legitimizarea soluţiilor care par a se auto-exclude.

Implicarea participanţilor în această fază se poate realiza prin următoarele tipuri de activităţi în această secvenţă:

• generarea şi ordonarea informaţiei
• analizarea informaţiei
• clasificarea şi evaluare informaţiei

Transfer (30-40%)

Scopul ultimei faze este de pregăti şi echipa participanţii pentru acţiune. Dacă în primele două faze participanţii au clarificat informaţia, au generat alternative şi au selectat soluţia care reflectă în mod optim rezultatul dorit, acum este momentul ca deciziile să se transforme în planuri de acţiune.
Ca şi facilitator trebuie să vă asiguraţi că:

• declaraţia de viziune este împărtăşită de către toţi membrii grupului
• există o coerenţă şi corelaţie între viziune, obiective şi planul de acţiune

Implicarea participanţilor în această fază se poate realiza prin urmatoarele tipuri de activităţi:

• stabilirea viziunii şi obiectivelor
• dezvoltarea unui calendar de acţiune
• asumarea responsabilităţilor
• evaluarea şi închiderea sesiunii

Articol scris de Janina-Diana Pașaniuc

Atunci când am pornit în exerciţiul meu de a scrie această carte am avut o singură idee in minte "M-am pllictisit de acelaşi clasic brainstoming, pe o listă de flipchart, fixă. Tot ce îmi doream era o schimbare în modul în care generam idei."

Cum am scris cartea

Printr-o joacă am început să scriu activităţi de generat idei pe care le cunosteam si să le transform pe fiecare in funcţie de parametrii definiţi de mine gen: grup, indivudal, plenară combinate cu tehnicile de creativitate descrise în articolul precedent. Am grupat rezultatele şi am generalizat posibilele grupe de tehnici/metode de generare de idei şi "parametrii lor". Cu ajutorul unui software de combinare a ideilor am obtinut o listă cu toate combinaţiile posibile, peste 50.000 de idei, din care am selectat cu uşurinţă 101 :). 101 idei pe care le-am dezvoltat şi aranjat într-o structură acesibilă şi uşor de urmărit.

Cui îi este dedicată şi care e scopul cărţii?

Această carte este dedicată tuturor celor care doresc să aducă o schimbare în mediul organizaţional şi vor să realizeze aceasta prin implicarea directă şi activă a celor afectaţi. Ea este gândită să depăşească barierele de vârstă, funcţie administrativă şi pregătire profesională. Poate fi utilizată de către toţi aceia care planifică şedinte de lucru, atât în mediul privat cât şi în cel public şi doresc cu adevărat implicarea activă a participanţilor. În mediul actual de muncă organizarea şedinţelor este o componentă fără de care nu se poate concepe managementul organizaţional, fie că sunteţi lider de organizaţie, director de resurse umane, coordonator de departament, lider de grup, profesor, etc.

Principiile şi abordarea cărţii au o aplicabilitate extinsă în diverse medii organizaţionale şi comunitare şi pot fi folosite într-o varietate de situaţii.

Dacă sunteţi interesaţi de implicarea activă a celor din jurul vostru şi de inovaţie, cu siguranţă veţi găsi în această carte ceva care să vă ajute în demersul vostru.

Cum este structurată cartea?

Cartea este structurată în trei părţi componente:

1. În prima parte veţi găsi elemente introductive legate de proiect şi structura cărţii.
2. În ceea de a doua parte veţi găsi cele 101 de activităţi.
3. Ultima parte, ceea a anexelor, conţine toate handout-urile fotocopiabile, la care fac referire activităţile. Tot aici veţi găsi un index care vă va ajuta să găsiţi activităţile, fie în ordinea fazelor, fie după scopul principal al activităţii voastre.