Mult prea multe şedinţe (şi le numesc generic şedinţe, pentru a reuşi să subliniez rolul extins al facilitării) ajung nicăieri, pentru că sunt ca nişte nave fără căpitan, se rotesc în cerc la nesfârşit. Un proces de facilitare are nevoie pentru a reuşi de un facilitator şi de o direcţie precisă, care trebuie definita atât ca și produs cât şi ca proces.

Obiectivul de produs

produsul final al şedinţei

Reflectă rezultatul final la care se doreşte să se ajungă la finalul şedinţei. Exemple de produse sunt rezolvarea unei neînţelegeri, rezolvarea problemelor, o lista de idei/soluţii, o analiza, un plan de acţiune, etc.

El răspunde întrebărilor: Care este rezultatul final pe care îl dorim? Cum va fi folosit acest rezultat?. Aceste întrebări clarifică atât ce este produsul final cât și forma în care va fi acesta realizat, ele dau o imagine completă a măsurii succesului sesiunii de facilitare.

Obiectivul ca proces

experienţa prin care trece grupul

 Se referă la impactul pe care o sesiune de facilitare o va avea asupra grupului. Exemple de proces sunt: restabilirea încrederii între membrii echipei, creşterea motivaţiei pentru acţiune şi implicare ulterioară, redeschiderea căilor de comunicare, etc.

El răspunde întrebării "Care este schimbarea pe care o doresc în acest grup la finalul sesiunii?".

3 Exemple de obiective de produs si proces

Tema: Reformularea misiunii unei echipe

• Obiectiv de produs: Readucerea in centrul atenţiei, acelei valori unice pe care aceasta echipa o are prin revizuirea misiunii vechi care a evoluat o data cu membrii echipei.
• Obiectiv de proces: sa indicam in mintea şi sufletul tuturor membrilor direcţia comună în care ne îndreptăm.

Tema: Când oferim coaching unui coleg

• Obiectiv de produs: Să adresez acele întrebări care vor dezvălui situaţia exactă şi cum pot contribui în a oferi suportul meu.
  
• Obiectiv de proces: sa îl fac pe colegul meu să înțeleagă ca poate fi deschis și poate să îmi ceară ajutorul dacă are nevoie de el.

Tema: Iniţierea unui plan de marketing

• Obiectiv de produs: Sa identificăm cum experienţele precedente, atât cele de succes cât şi cele in care am eşuat, pot o rampa de lansare spre viitor.
• Obiectiv de proces: să sărbătorim  realizările din ultimii trei ani și să întărim reuşitele.

Citeste articolul pe Openspace.ro

Am alcatuit mai jos o lista de echipamente si consumabile care sunt necesare in cadrul sesiunilor de planificare strategica.

      Planul (designul) sesiunii de planificare strategica

      Caietele de lucru ale participantilor ( noi realizam caiete de lucru care contin pasii, descrierea elementelor, exemple, intrebari pe care dorim sa lucram in timpul sesiunilor – un astfel de caiet cuprinde intre 40 si 100 de pagini si  include atat text, diagrame vizuale cat si spatii libere folosite de participanti pentru reflectie)

      Carti de planificare strategica

      Exemple de planuri de planificare strategica

      Diagrame – dimensiune 2 m x 4 m ( in cazul in care folositi ca si tehnologie facilitarea grafica)

      Hartii pentru brainstorming (dimensiunile preferate de noi sunt A5 si A6, si sunt taiate in diverse forme pentru a se integra vizual cu subiectul discutiei)

      Markere cu varf taiat pentru facilitatori ( cat mai multe culori)

      Markere cu varf subtire si fine-linere, culori inchise pentru participanti pentru a scrie pe hartiile de brainstorming

      Cutii pentru participanti care sa contina (creioane cerate colorate, carioci, fine-linere, markere de diferite culori, creioane colorate, creioane simple, ascutitori, radiera..)

      Banda adeziva de hartie (lata si subtire) si blue-tack

      Sticky Wall si spray removable adhesive ( daca detineti)

      Autocolante sub forma de bulinute de diferite culori

      Post-it diverse culori si dimensiuni

      Video proiector si o lampa noua pentru el

      Ecran pentru videoproiector

      VCR – DVD player

      Laptop

      CD-player si muzica relaxanta

      Boxe

      Toate cablurile necesare si prelungitoare

      Camera foto digitala

      Acces la imprimanta, copiator si alte periferice

In cazul in care doriti sa realizati o sesiune de planificare strategica, mai jos gasiti o lista care cuprinde cele 3 etape necesare,  fiecare etapa avand la randul ei cate  2-3 pasi .

Acesti pasi se constituie in sesiuni de catre 2-3 ore fiecare si sunt elementele minime pe care o planificare strategica trebuie sa le cuprinda.

Pasul 1:Analiza situatiei curente

1. O revizuire a misiunii curente
   
2. O scanare a mediului extern ( Analiza PEST sau PESTEL)
   
3. O analiza interna (SWOT)
   

Pasul 2: Identificarea viitorului dorit

1. Generarea unei viziuni
2. Identificarea pasilor strategici

Pasul 3:Generarea unui plan de actiune

1. Redactarea unui plan de actiune care sa duca la atingerea pasilor
   
2. Realizarea unei "harti a drumului" care sa cuprinda milestones, responsabili, activitati, sarcini