Pentru a evalua acest fapt vă propun să analizăm o matrice, de altfel extrem de cunoscută, ceea a influenței şi importantei stakeholderilor.

1. Identificaţi stakeholderi relevanţi
   

Scrieți pe o listă toți stakeholderii  pe care îi cunoaşteţi, determinaţi apoi care sunt relevanţi  în relaţie cu tema pe care lucraţi (strategie, proiect, ....). Abordarea pe care trebuie să o aveţi este legată de importanța şi influența pe care stakeholderii o au in relație cu rezultatele vizate.

2. Determinaţi importanța și influența stakeholderilor
   

Folosind informația cheie a fiecarui grup de factori intteresați, determinați pentru fiecare factor în parte care este influența și importanța în relație cu zona de acțiune vizată.

Influența se referă la puterea pe care stakeholderilor o au asupra procesului de luarea a deciziilor, abilitatea acestora de a convige sau forța pe alţii într-o direcţie de acţiune . Există multe variabile care pot afecta influența relativă a factorilor de interes:

• Ierarhia administrativă si legală

• Lidershipul autoritativ

• Controlul strategic asupra resurselor

• Dețin cunostințe de specialitate

• Poziția de negociere

Importanța  se referă la prioritatea pe care o oferă organizația în satisfacerea nevoilor şi intereselor. Importanţa este diferită de influenţă!

Întrebari care pot fi adresate pentru a "evalua" importanța stakeholderilor:

• Pe care dintre stakeholders, organizaţia îi priveşte ca şi prioritari, atunci când vine vorba de satisfacerea nevoilor, intereselor şi aşteptărilor?

• Interesul căror stakeholderi coincide cu interesul organizaţiei?

3. Completaţi matricea şi identificaţi recomandări pentru îmbunatăţire
   

Aşezaţi pe matrice cartonaşele cu factorii indentificați, mai sus sau mai jos, în căsuţa potrivită, pentru a fi și mai sugestivi și pentru a vizualiza locatia stakeholderilor pe cele două axe.

Pentru a trage concluzii sau a face recomandări, trebuie refăcuta matricea şi pentru viitor sau cum am dori să fie ea. Comparând prezentul cu viitorul putem să identificăm care ar trebui să fie activitățile tranzitorii către starea dorită.

Câteva sugestii:

• stakeholderi care au importantă mare, dar influență mică, au nevoie de atenție specială din partea voastră pentru a  face loc nevoilor lor în cadrul proiectului
• la polul opus stau stakeholderi cu influență mare dar importanță mică, care au nevoie de monitorizare constantă, ei sunt o sursă de risc pentru proiect
• asigurați-vă că dezvoltați și mențineți relații bune cu stakeholderi care au și influență și importanță mare.
  

Ordonarea şi prioritizarea, includ o serie de activităţi în cadrul tehnicii, care cuprind discuţii aprofundate şi votări succesive până se ajunge la opţiunea preferată. Deşi este inclus procedeul de votare, el nu este folosit ca un scop în sine.

În mod firesc noi suntem înclinaţi să credem că o dată cu votarea s-a ales şi soluţia, în cazul acestei tehnici situaţia nu stă chiar aşa, rezultatul votului poate să nu fie soluţia finală, astfel procedeul de votare este folosit pentru a reduce numărul ideilor, la cele mai importante, astfel se poate aloca mai mult timp pentru dezbatere. După fiecare rundă de votare, participanţii discută rezultatele, ajung la consens şi prioritizează elementele rămase.

De ce să folosim această tehnică

E imperios necesar ca după o rundă de generare de idei să existe faza de ordonare şi prioritizare a ideilor pentru a se evita pierderea timpului preţios pentru atingerea consensului. E important ca ideile sa fie reduse, înainte de începe runda de discuţii aprofundate pe fiecare idee, pentru a ajuta grupul să se focalizeze pe problema dată și pe rezolvarea optimă a ei.

Când se foloseşte această tehnică

 Oricând avem o listă de idei, care în prealabil au fost dezbătute, pe care dorim să o scurtăm şi dorim să ajungem la o decizie finală.

Cum se foloseşte această tehnică

1. Postaţi toate ideile pe care le-aţi generat în etapa anterioară. Parcurgeţi fiecare element şi asiguraţi-vă că fiecare idee a fost înţeleasă, clarificaţi elementele, conduceţi o discuţie pentru a vă asigura că participanţii au aceiaşi înţelegere a ideilor.
2. Invitaţi participanţii să discute pe Ideile care suscită interes, cele conflictuale sau contradictorii. Capitalizaţi energia grupului pentru a facilita dialogul în mod constructiv.
   
3. Înainte de a solicita participanţilor să alegă ideile preferate, alocaţi timp pentru o scurta pauză, care le va oferi şi lor posibilitate de a analiza individual sau în grup, în mod informal ideile care vor fi selectate.
4. Rugaţi participanţii să selecteze din lista de idei acele idei pe care le preferă în funcţie de contextul discuţiei. Apoi, invitaţi participanţii să aleagă 3-5-...-10 idei, în funcţie de câte idei doriţi să aveţi la final şi să le aranjeze în ordine crescătoare.
   
5. În timpul aranjării ideilor, încurajaţi discuţii care să justifice alegerea făcută. Aceasta îi va ajuta pe participanţi să înţeleagă opiniile şi motivele care au stat la baza alegerilor.
   
6. Discutaţi rapid apoi despre ideile care nu au ajuns pe lista, insistaţi doar asupra celor care observaţi că suscită interes. Adăugaţi, dacă participanţii doresc acest lucru, ideile neselectate iniţial dar care au potenţial.
7. Dacă lista cu ideile rămase conţine mult prea multe idei, atunci conduceţi o nouă rundă de votat.
   
8. După finalizare, conduceţi grupul spre consens, pornind de la întrebarea "Dacă toată lumea susține 100%  primele 3 idei propuse?". 
9. Dacă, există încă persoane care nu sunt de acord cu ideile trecute, căutaţi împreună cu grupul soluţii pentru a satisface dorinţele fiecărui participant.
   
10. Atunci când consensul a fost atins, notaţi decizia finală pe o foaie de separată.
    

Ce trebuie să reţinem

• Nu începeţi ordonarea şi prioritizarea ideilor fără ca în prealabil să clarificaţi toate ideile, toți participanții trebuie să poată pune întrebări și să își facă auzită opinia.
  
• Procesul de ordonare a ideilor se poate face individual, pe grupe sau în plenară. indiferent care variantă o veţi alege, la final trebuie să aveţi o singură listă, comună a întregului grup. O secvenţă utilă poate fi: participanţii aleg ideile individual, se grupează în triade unde negociază o noua listă comună şi apoi, în funcţie de numărul de participanţi, se reorganizează în grupe mai mari sau în plenară pentru o nouă listă finală.
• Dacă optaţi pentru varianta în plenară o soluţie rapidă poate fi alocare unui număr fix de puncte fiecărui participant, pe care acesta le distribuie ideilor după propria alegere.

La un eveniment tinut prin metodologia OST in timp foarte scurt se intra in subiectele de discutie propuse de participanti cu reale beneficii asupra experientei personale si a rezultatelor asteptate in urma seminarului. Prin faptul ca participantii impartasesc deja idei pe temele discutate, intr-un timp foarte scurt de la inceperea seminarului, iti creeaza un sentiment de participatire/implicare care te ajuta sa treci peste emotiile de inceput si sa conectezi atmosfera/mediul creat cu experienta si cunostintele tale. Aceasta conexiune te ajuta sa te focalizezi fara sa-ti dai seama si creaza premisele unei implicari si a unei contributii reale personale in cadrul atelierelor, la acest lucru contribuind si principiile de implementare a metodei open space.

In timp ce intr-un seminar cu metodologie normala - prezentarea participantilor, prezentarea asteptarilor, temerilor si contributiilor la seminar, prezentarea temelor de discutie, impartirea pe echipe de lucru - se pierde un timp pretios pentru focalizarea personala asupra temelor seminarului. Si pana ajung sa ma concentrez asupra temelor de cele mai multe ori imi pierd deja interesul. Putem sa aprofundam cunoasterea participantilor, la acelasi seminar, inainte, in timpul pauzelor de cafea, de masa a seminarului sau dupa desfasurarea acestuia, daca chiar suntem interesati de acest aspect.
Recunosc necesitatea networkingului, a cunoasterii participantilor intre ei, a autoanalizei si a autoevaluarii, dar interesul meu primar in momentul in care particip la un seminar este de a invata ceva si a-mi aduce o contributie larezultatele seminarului.

Matricea de luare a deciziei este un instrument simplu prin care se evaluează posibilele soluţii în relaţie cu diferiţi factori predeterminaţi. Tot ce trebuie să faceţi este să stabiliţi criteriile cheie care vă vor ajuta să luaţi decizia, să le treceţi în rândul de sus, iar lateral stânga, în prima coloană să treceţi ideile/soluţiile pe care le analizaţi, apoi pentru fiecare soluţie raportat la fiecare criteriu trebuie să îi alocaţi un număr de la 1 la 5 unde 1 numărul inferior și printr-o simpla adunare puteţi determina care soluţie e mai bună.

De ce să folosim

 Matricea de luarea a deciziilor este cea care forţează participanţii să ia o decizie bazată pe criterii pe care aceştia trebuie să le identifice și evită procedeul de a lua deciziile în mod arbitrar. Instrumentul este deosebit de util atunci când dorim să luăm o decizie, având soluţii şi criterii de evaluare multiple. Se poate întâmpla ca decizia care va lua punctajul final cel mai mare să nu fie ceea mai agreată decizie de către grup dar întreg procesul ajută participanţii să discute și să analizeze fiecare decizie în parte și astfel să ia decizia optimă în mod informat şi în cunoştinţă de cauză, conştienţi fiind de consecinţele ei.

Când se foloseşte

• Este utilă atunci când trebuie să luăm o decizie care are la bază o serie largă de criterii.
• Atunci când dorim să îi atribui fiecărui factor implicat în decizie o anumită importanță în relație cu fiecare idee.
  

Cum se foloseşte

1. În primul rând trebuie să desenaţi matricea pe o foaie de hârtie mai mare ( lipiţi mai multe coli de flipchart). Descompuneţi matricea în elementele de bază: soluţiile alternative, din care veţi alege şi criteriile de selecţie pe care le veţi aplica fiecărei soluţii în parte.
2. Luaţi criteriile de selecţie şi analizaţi-le încă o dată . Încercaţi să le faceţi mai specifice şi să identificaţi dacă vă lipsesc factorii esenţiali. Apoi verificaţi soluţiile trecute pe hârtie, adăugaţi noi idei dacă acestea apar.
3. Invitaţi participanţii, în plen să stabilească de comun acord un punctaj de la 1 la 5, unde 1 e cea mai mica notă, pentru fiecare criteriu pe care sa îl aplice fiecărei idei.
4. Adunaţi fiecare pe fiecare rând, toate variantele pentru aceiaşi idee şi treceţi numărul în ultima coloană.
5. Cel mai mare scor obţinut este foarte probabil şi decizia pe care trebuie să o luaţi.
   

Ce trebuie să reţinem

• O matrice de luare a deciziei va permite participanţilor să evalueze fiecare soluţie raportata la acelaşi criteriu
  
• Procesul educă participanţii în  dezvoltarea abilitaţilor de a investiga,  de a se informa, de a pune întrebări, atunci când e necesar să evaluăm alternativele. El ajută participanţii să înţeleagă că o soluţie are mai multe faţete şi să nu se oprească la prima decizie luată, înlăturând astfel preconcepţiile pe care le avem despre cum trebuie să arate soluţia finală. 

• Marele avantaj al acestei matrici este că forţează participanţii să analizeze fiecare idee individual şi evita "aglomerarea gândurilor" atunci când luam o decizie. Pe de altă parte ea facilitează înţelegerea de ansamblu a unei situaţii.