Articol scris de Janina-Diana Pașaniuc

Care sunt pașii

1. Clarificați ideile care urmează să fie prioritizate, discutați fiecare idee în parte, punctele tari și cele slabe. Asigurați-vă că oamenii au înțeles care sunt variantele.
2. Identificați criteriile care vor ghida participanții în luarea deciziei, toată lumea trebuie să voteze având aceleași criterii în minte.
   
3. O dată ce criteriile sunt clare, dați fiecărui participant un număr de buline și rugați participanții să le  lipească lângă ideile pe care le aleg.
   
4. Numărați bulinele și rearanjați ideile în funcție de rezultatul obținut.
   

Câte buline dăm fiecărui participant

Nu cunosc să existe o anumită regulă în această privință, eu cunosc doar câteva sugestii pe care le împărtășesc cu voi:

• o bulină/participant la fiecare 15 idei
• 1/3 + 1 bulină raportat la numărul de idei, indiferent de numărul participanților
• principul lui Pareto 80/20, toate ideile se împart la 5, astfel obținem numărul de buline pe care fiecare participant îl primește (20%)
• 3 buline, câte una pentru 3 cele mai importante idei
• numărul ideilor / numărul participanților + 1 = numărul de buline/participant (dacă rezultatul e cu virgulă, atunci se rotunjește, dacă împărțirea e negativă atunci se ia ca valoare 0)
• ideile toatele împărțite la numărul de participanți dă numărul de buline pe care un participant îl primește
  

Câte buline punem pe o idee

Părerile sunt împărțite, unii susțin că doar o bulină pe idee, alții lasă participanții să decidă câte buline pun pe o idee.

În cartea lui Weaver & Farrell's "Managers as Facilitators" propunerea e ca pentru o listă de 30 de idei să folosim 15 buline pe care participanții să le distribuie după următoarea secventă 5 buline la ceea mai importantă idee, 4 la următorea, 3-2 și 1 la ultima.

O altă abordare pe care am întâlnit-o este aceea de a distribui bulinele primite în următoarea secvență 3-2-1 pentru cele 3 idei care sunt agreate cel mai mult de către fiecare participant în parte.

culori diferite la buline

Se pot folosi culori diferite pentru a evidenția lucruri diferite, precum:

• o culoarea pentru, idea e importantă, iar cealaltă culoare pentru, îmi asum angajamentul să mă implic personal în implementarea ideilor

În ce condiții supunem din nou la vot ideile

În principiu, ideile după prima rundă de votare, ar trebui să se separe pe grupe de preferință în mod detașat unele de altele, astfel: ideile din eșalonul 1 ar trebui să aibă de 2X mai multe voturi decât celelalte, cealaltă grupă 1/2 din voturi, alte 2/3 și o altă grupă 1-3 voturi și ultima nici un vot. Dacă lista nu arată așa atunci vă propun să mai faceți o rundă de votat, alegând de această dată doar 1/2 din ideile selectate.

tips&triks

• dacă paticipanții se plâng că nu au suficiente buline pentru a vota, este un bun indicator că ei sunt motivați și doresc să aleagă
• eu după ce selecția s-a încheiat, și am separat ideile în două rupe: selectate și neselectate, rog participanții să analizeze acele idei care nu au fost selectat și să spună dacă există idei care ar trebui să fie în grupa de selectate. Dacă astfel de idei apar, conduc o discuție și luăm împreună o decizie
• am observat că pe parcursul procesului, dacă unele idei primesc mai mare atenție decât altele ele vor fi votate de mai mulți participanți, așa că mare atenție,timpul de discuție pentru fiecare idee trebuie să fie aproximativ egal
• nu începeți votarea până nu v-ați asigurat că ați discutat și clarificat toate ideile
  

În următoarele articolele voi arată și care sunt punctele slabe ale acestei tehnici.

Articol scris de Janina-Diana Pașaniuc

Gary, propune o tehnică, structurată în 6 pași, pentru a răspunde veșnicei probleme, acum că avem ideile ce facem, el include astfel atât partea de planificare cât și de angajament în cadrul tehnici.

Scurta descriere a procesului

D – Determinați problema...

prin clarificarea și identificarea acelei "propoziții" care reflectă cel mai bine problema de rezolvat. El propune ca, alegerea definiției optime să fie făcută de către cel care "deține" problema. Gary, propune ca procesul să înceapă prin completarea întrebării " Nu ar fi grozav dacă...?".

A – Generarea de Alternative...

prin schimbarea registrului discuției, înlocuind întrebarea inițială cu una nouă "Care sunt modalitățile prin care ...?", pe care le notăm pe un flipchart.

N - Reduceți Numărul ideilor....

prin lipirea unei buline adezive sau bifarea ideilor care sunt pe placul fiecărui participant în parte. Propunerea lui este ca să dați fiecărui participant o bulină la 15 idei, dacă aveți în jur de 60 de idei, dați 4 buline, pe care aceștia le pot așeza asa cum cred de cuviință, variind de la toate la o idee, sau fiecare bulină la o idee diferită. La final se numără bulinele și se aleg primele 3-4 idei, care vor deveni soluții pentru problema definită anterior.

 C – Criteriu folosit...

pentru a selecta ideile rezultate de la etapa anterioară, va fi identificat împreună cu participanții criteriul de succes, printr-o nouă sesiune de brainstorming (repetați cei doi pași anteriori). Rezultatele astfel obținute se vor folosi ca și măsură pentru soluțiile propuse.

E – Evaluarea ideilor...

se va face structurând criteriile și ideile pe o grila de evaluare și folosind apoi ( ca la o matrice) fiecare idee în relație cu fiecare criteriu pe o scală de la 1 la 5. Identificați apoi care criteriu este mai important în relație cu interesul vostru ai ...Voila! El propune apoi, dacă e necesar, integrarea parțială sau totală a ideilor neselectate la pasul 3.

A – Planul de Acțiune

Orice proces de facilitare trebuie să se finalizeze cu un plan de acțiune, iar această tehnică nu face excepție de la structura "clasică". Valoarea unei sesiuni de brainstorming nu stă în numărul de elemente pe care le generezi ci în aplicarea deciziilor ulterior. Gary, propune realizarea unui plan de acțiune, clar, scris pe hârtie pentru a putea fi monitorizat ulterior.

Parere personala despre tehnica

• În primul rând îmi pare o tehnica de "bun simț" simpla și naturală. Dincolo de tehnică îmi place și siteul, clean, structurat, ușor de accesat.
  
• ma bucur să văd tehnici, un pic mai complexe decât cele care produc o listă lungă de idei pe o coală de flipchart
• votatul cu buline e o idee bună? Încă nu m-am decis! Săptămîna următoare o să scriu un post pe aceasta tema, pentru care o sa reflectez și o să mă documentez mai mult.
  

• nu întotdeauna cel care deține problema, este și cel care poate defini cel mai corect toate aspectele ei. Într-o organizație, diferite departamente au abordări diferite vis-a-vis de problemă. O abordare, cooperativă și integratoare a punctelor de vedere a tuturor celor afectați de problemă va genera cu siguranță o definiție completă, soluții cu potențial de rezolvare pe de o parte și de adoptare spre implementare de către grup mai mare.
• Gary, propune (un pic cam confuz din perspectiva mea) să se înceapă cu viitorul și (nu îmi este clar dacă am intuit corect pașii) apoi să se clarifice problema, prin completarea întrebării " Nu ar fi grozav dacă...?". Din experiența mea, un flux natural de gândire implică etapele trecut-prezent-viitor și nu invers, însă nu contest potențialul pe care îl are  abordarea de genul cum vreau să fie și apoi identificarea discrepanțelor. Cred însă că doar atât, nu va ajuta la înțelegerea corectă și profundă a problemei, ne ajută să identificăm ce lipsește nu și care sunt cauzele.
• idei scrise pe flipchart la brainstorming! Recunosc ca sunt inamica nr 1 a flipchartului, cel mai inflexibil instrument pe care l-am întâlnit vreo dată. Ce faci cu ideile puse pe flipchart? Va spun eu, NIMIC! Rămân acolo, statice și sfidătoare. Când începi selecția nu le poți grupa, combina, rescrie, etc...poți doar să le tai un marker negru (Doamne ferește cu roșu) și să le privești cu se zgâiesc la tine. Nu e mai simplu să le scriem individual pe cartonașe ca să putem să facem ce vor participanții cu ele. De ce trebuie să, supunem la un stres emoțional un participant, care își vede idea sfârtecată de un marker negru?!
• apreciez, faptul că în cadrul acestei tehnici, criteriul de selecție nu este impus, ci participanții decid care este acesta.În realitate ei sunt și cei care știu și cel mai bine acest lucru.
  

Dacă vreți să citiți descrierea autorului a tehnicii  DANCEA aici găsiți linkul.

Citeste articolul pe Openspace.ro

Articol scris de Janina-Diana Pașaniuc

Activare (10-20% )

Prima fază din procesul de facilitare participativă trebuie să implice pregătirea participanţilor pentru un mediu cooperant şi constructiv, în echipă şi să deschidă subiectul care va fi abordat pe parcursul şedinţei.
Rolul acestei faze este de a crea un mediu social pozitiv şi cooperant, şi de conecta informaţiile pe care le deţin participanţii, individual, într-o singură imagine unitară.
Ca şi facilitator trebuie să vă asiguraţi că:

• reuşiţi să ajutaţi membrii grupului să facă tranziţia experienţei pe care o au în spre prezent şi apoi spre viitor
• puteţi să îi ajutaţi să reflecteze asupra informaţiilor pe care le cunosc
• sunt pregătiţi pentru un proces de lucru interactiv şi cooperant
• încurajaţi descoperirea sensurilor personale în elementele de lucru şi stabiliţi conexiuni interpersonale
• reuşiţi să creaţi în rândul membrilor curiozitate, interes şi entuziasm

Acest process se realizează prin următoarele tipuri de activităţi:

• de cunoaştere interpersonală a membrilor, de stabilire a regulilor de lucru
• de colectare şi împărtăşire a informaţiei
• de clarificare şi conceptualizare a informaţiei

Coordonare (40-50%)

A doua fază din cadrul modelului ACT are ca rol generarea şi organizarea informaţiei relaţionată cu subiectul în discuţie. Participanţii sunt cei care caută soluţii la problemele în discuţie, generând alternative, ca apoi să analizeze, ordoneze şi să cântărească pentru a alege varianta optimă.
Ca şi facilitator trebuie să vă asiguraţi că:

• oferiţi cadrul pentru ca participanţi să fie inovativi şi creativi
• procesul de luare a deciziei trebuie să fie luat prin analizarea, clarificarea şi colectarea informaţiei de la toţi membrii echipei
• membrii grupului au încercat să ajungă la cea mai bună decizie, pe cât posibil, în opoziţie cu regula majorităţii
• procesul de luare a deciziei  evidenţiază ceea ce este comun şi are la bază tehnici care ajută la legitimizarea soluţiilor care par a se auto-exclude.

Implicarea participanţilor în această fază se poate realiza prin următoarele tipuri de activităţi în această secvenţă:

• generarea şi ordonarea informaţiei
• analizarea informaţiei
• clasificarea şi evaluare informaţiei

Transfer (30-40%)

Scopul ultimei faze este de pregăti şi echipa participanţii pentru acţiune. Dacă în primele două faze participanţii au clarificat informaţia, au generat alternative şi au selectat soluţia care reflectă în mod optim rezultatul dorit, acum este momentul ca deciziile să se transforme în planuri de acţiune.
Ca şi facilitator trebuie să vă asiguraţi că:

• declaraţia de viziune este împărtăşită de către toţi membrii grupului
• există o coerenţă şi corelaţie între viziune, obiective şi planul de acţiune

Implicarea participanţilor în această fază se poate realiza prin urmatoarele tipuri de activităţi:

• stabilirea viziunii şi obiectivelor
• dezvoltarea unui calendar de acţiune
• asumarea responsabilităţilor
• evaluarea şi închiderea sesiunii