Ordonarea şi prioritizarea, includ o serie de activităţi în cadrul tehnicii, care cuprind discuţii aprofundate şi votări succesive până se ajunge la opţiunea preferată. Deşi este inclus procedeul de votare, el nu este folosit ca un scop în sine.

În mod firesc noi suntem înclinaţi să credem că o dată cu votarea s-a ales şi soluţia, în cazul acestei tehnici situaţia nu stă chiar aşa, rezultatul votului poate să nu fie soluţia finală, astfel procedeul de votare este folosit pentru a reduce numărul ideilor, la cele mai importante, astfel se poate aloca mai mult timp pentru dezbatere. După fiecare rundă de votare, participanţii discută rezultatele, ajung la consens şi prioritizează elementele rămase.

De ce să folosim această tehnică

E imperios necesar ca după o rundă de generare de idei să existe faza de ordonare şi prioritizare a ideilor pentru a se evita pierderea timpului preţios pentru atingerea consensului. E important ca ideile sa fie reduse, înainte de începe runda de discuţii aprofundate pe fiecare idee, pentru a ajuta grupul să se focalizeze pe problema dată și pe rezolvarea optimă a ei.

Când se foloseşte această tehnică

 Oricând avem o listă de idei, care în prealabil au fost dezbătute, pe care dorim să o scurtăm şi dorim să ajungem la o decizie finală.

Cum se foloseşte această tehnică

1. Postaţi toate ideile pe care le-aţi generat în etapa anterioară. Parcurgeţi fiecare element şi asiguraţi-vă că fiecare idee a fost înţeleasă, clarificaţi elementele, conduceţi o discuţie pentru a vă asigura că participanţii au aceiaşi înţelegere a ideilor.
2. Invitaţi participanţii să discute pe Ideile care suscită interes, cele conflictuale sau contradictorii. Capitalizaţi energia grupului pentru a facilita dialogul în mod constructiv.
   
3. Înainte de a solicita participanţilor să alegă ideile preferate, alocaţi timp pentru o scurta pauză, care le va oferi şi lor posibilitate de a analiza individual sau în grup, în mod informal ideile care vor fi selectate.
4. Rugaţi participanţii să selecteze din lista de idei acele idei pe care le preferă în funcţie de contextul discuţiei. Apoi, invitaţi participanţii să aleagă 3-5-...-10 idei, în funcţie de câte idei doriţi să aveţi la final şi să le aranjeze în ordine crescătoare.
   
5. În timpul aranjării ideilor, încurajaţi discuţii care să justifice alegerea făcută. Aceasta îi va ajuta pe participanţi să înţeleagă opiniile şi motivele care au stat la baza alegerilor.
   
6. Discutaţi rapid apoi despre ideile care nu au ajuns pe lista, insistaţi doar asupra celor care observaţi că suscită interes. Adăugaţi, dacă participanţii doresc acest lucru, ideile neselectate iniţial dar care au potenţial.
7. Dacă lista cu ideile rămase conţine mult prea multe idei, atunci conduceţi o nouă rundă de votat.
   
8. După finalizare, conduceţi grupul spre consens, pornind de la întrebarea "Dacă toată lumea susține 100%  primele 3 idei propuse?". 
9. Dacă, există încă persoane care nu sunt de acord cu ideile trecute, căutaţi împreună cu grupul soluţii pentru a satisface dorinţele fiecărui participant.
   
10. Atunci când consensul a fost atins, notaţi decizia finală pe o foaie de separată.
    

Ce trebuie să reţinem

• Nu începeţi ordonarea şi prioritizarea ideilor fără ca în prealabil să clarificaţi toate ideile, toți participanții trebuie să poată pune întrebări și să își facă auzită opinia.
  
• Procesul de ordonare a ideilor se poate face individual, pe grupe sau în plenară. indiferent care variantă o veţi alege, la final trebuie să aveţi o singură listă, comună a întregului grup. O secvenţă utilă poate fi: participanţii aleg ideile individual, se grupează în triade unde negociază o noua listă comună şi apoi, în funcţie de numărul de participanţi, se reorganizează în grupe mai mari sau în plenară pentru o nouă listă finală.
• Dacă optaţi pentru varianta în plenară o soluţie rapidă poate fi alocare unui număr fix de puncte fiecărui participant, pe care acesta le distribuie ideilor după propria alegere.

Matricea de luare a deciziei este un instrument simplu prin care se evaluează posibilele soluţii în relaţie cu diferiţi factori predeterminaţi. Tot ce trebuie să faceţi este să stabiliţi criteriile cheie care vă vor ajuta să luaţi decizia, să le treceţi în rândul de sus, iar lateral stânga, în prima coloană să treceţi ideile/soluţiile pe care le analizaţi, apoi pentru fiecare soluţie raportat la fiecare criteriu trebuie să îi alocaţi un număr de la 1 la 5 unde 1 numărul inferior și printr-o simpla adunare puteţi determina care soluţie e mai bună.

De ce să folosim

 Matricea de luarea a deciziilor este cea care forţează participanţii să ia o decizie bazată pe criterii pe care aceştia trebuie să le identifice și evită procedeul de a lua deciziile în mod arbitrar. Instrumentul este deosebit de util atunci când dorim să luăm o decizie, având soluţii şi criterii de evaluare multiple. Se poate întâmpla ca decizia care va lua punctajul final cel mai mare să nu fie ceea mai agreată decizie de către grup dar întreg procesul ajută participanţii să discute și să analizeze fiecare decizie în parte și astfel să ia decizia optimă în mod informat şi în cunoştinţă de cauză, conştienţi fiind de consecinţele ei.

Când se foloseşte

• Este utilă atunci când trebuie să luăm o decizie care are la bază o serie largă de criterii.
• Atunci când dorim să îi atribui fiecărui factor implicat în decizie o anumită importanță în relație cu fiecare idee.
  

Cum se foloseşte

1. În primul rând trebuie să desenaţi matricea pe o foaie de hârtie mai mare ( lipiţi mai multe coli de flipchart). Descompuneţi matricea în elementele de bază: soluţiile alternative, din care veţi alege şi criteriile de selecţie pe care le veţi aplica fiecărei soluţii în parte.
2. Luaţi criteriile de selecţie şi analizaţi-le încă o dată . Încercaţi să le faceţi mai specifice şi să identificaţi dacă vă lipsesc factorii esenţiali. Apoi verificaţi soluţiile trecute pe hârtie, adăugaţi noi idei dacă acestea apar.
3. Invitaţi participanţii, în plen să stabilească de comun acord un punctaj de la 1 la 5, unde 1 e cea mai mica notă, pentru fiecare criteriu pe care sa îl aplice fiecărei idei.
4. Adunaţi fiecare pe fiecare rând, toate variantele pentru aceiaşi idee şi treceţi numărul în ultima coloană.
5. Cel mai mare scor obţinut este foarte probabil şi decizia pe care trebuie să o luaţi.
   

Ce trebuie să reţinem

• O matrice de luare a deciziei va permite participanţilor să evalueze fiecare soluţie raportata la acelaşi criteriu
  
• Procesul educă participanţii în  dezvoltarea abilitaţilor de a investiga,  de a se informa, de a pune întrebări, atunci când e necesar să evaluăm alternativele. El ajută participanţii să înţeleagă că o soluţie are mai multe faţete şi să nu se oprească la prima decizie luată, înlăturând astfel preconcepţiile pe care le avem despre cum trebuie să arate soluţia finală. 

• Marele avantaj al acestei matrici este că forţează participanţii să analizeze fiecare idee individual şi evita "aglomerarea gândurilor" atunci când luam o decizie. Pe de altă parte ea facilitează înţelegerea de ansamblu a unei situaţii.

De ce să folosim

De cele mai multe ori subiectele pe care le supunem discuţiei în astfel de activităţi sunt complexe şi generează liste de soluţii. Soluţii care necesită o prioritizare pentru a putea fi implementate. Votul multiplu este o modalitate rapidă de a identifica acele elemente stringente şi de a aloca timp grupului pentru a le dezbate.

Când se foloseşte

• De obicei după o sesiune de brainwrting sau braisntorming, atunci când avem o listă lungă de idei pe care dorim să o scurtăm.
• Atunci când dorim să prioritizăm o listă fără să ajungem la situaţii de genul câştigători şi pierzători
• Atunci când dorim să identifică cele mai importante idei dintr-o listă mai lungă
  

Cum se foloseşte

1. Prezentaţi lista de idei pe care aţi generat-o la o etapă anterioară. Parcurgeţi fiecare element şi asiguraţi-vă că toate ideile au fost înţelese.
2. Prima rundă de votat. Fiecare participant poate să voteze ideile doar o dată şi poate vota câte vrea. Nu are loc nicio discuţie, negociere sau lobby.
   
3. Ideile cu cele mai multe voturi sunt încercuite, membrii sunt cei care decid câte idei mai rămân în discuţie.
4. A doua rundă de vot. De data asta participanţii pot vota doar jumătate din numărul ideilor (exemplu: dacă aveţi zece idei, ei pot vota doar cinci). Şi de data asta nu are loc nicio discuţie, negociere sau lobby.
5. Dacă e necesar mai efectuaţi o rundă de votat, până rămân doar atâtea idei câte doreşte echipa. 
6. Aş recomanda să folosiţi conversaţia de tip FAIR după fiecare rundă de votare, pentru a stabilii ideile pe care doriţi să vă concentraţi. Folosiţi întrebări de tipul: Ce anume vă surprinde la aceste rezultate? Are cineva obiecţii cu privire la ideile care au fost eliminate? Dacă da, de ce? sau E nevoie s[ mai discutam ideile selectate înainte de trece la runda următoare?
   

Ce trebuie să reţinem

• nicio dată nu votaţi până rămâneţi doar cu o idee, aceasta crează o situaţie de tip câştigători-pierzători
• asiguraţi-vă că toată lumea a înţeles care este scopul şi care este procedeul  înainte de începe activitatea efectivă
• acest procedeu este folosit pentru a reduce o listă lungă la câteva idei critice, trebuie de asemenea să folosiţi colaborativ şi alte metode pentru clarificarea ideilor rămase
• acţionaţi rapid, evitaţi discuţiile şi negocierile, totuşi clarificaţi ideile care sunt neclare
• din experienţă vă sugerez în tabelul de mai jos câte runde de vot aveţi nevoie pentru a elimina ideile:

În metoda consensului pe cinci degete, după ce se propune şi se discută o alternativă, şi grupul este pregătit să verifice consensul, facilitatorul numără până la trei şi atunci toată lumea trebuie să ridice mâna, arătând între unu şi cinci degete, indicând gradul de susţinere a recomandării respective:
5: Sunt foarte de acord
4: Sunt de acord
3: Văd şi aspecte pozitive şi aspecte negative, dar sunt dispus să susţin decizia grupului
2: Nu sunt de acord
1: Nu sunt deloc de acord şi nu pot susţine recomandarea

Dacă toată lumea arată 5, 4 sau 3 degete, atunci s-a ajuns la consens şi putem trece mai departe. Dacă există şi 1 sau 2 degete ridicate, atunci se discută mai departe, iar cel care a fost la originea alternativei poate să o ajusteze.

Apoi facilitatorul testează din nou consensul prin metoda celor cinci degete. Dacă toată lumea arată 5, 4, 3 sau 2 degete, atunci se ia decizia şi se trece mai departe. Dacă există şi persoane care au ridicat 1 deget, se discută în continuare, şi cel care a propus alternativa poate din nou să o ajusteze. În evaluarea finală, decizia se ia prin votul majorităţii participanţilor.