Articol scris de Janina-Diana Pașaniuc

Pe piata romaneasca nu am gasit in acest moment o alternativa, pentru cei care vor ceva diferit decat adrenalina, pentru cei care vor sa puna bazele unei echipe prin planificare, unei echipe, pentru team start-up.

Ceea ce facem noi nu e, in termen simpli spus, aplicarea principiilor si etapelor de planifcare strategica in crearea unei echipe.

Noi nu dezvoltam prin acest program abilitati de a coabita impreuna, e rolul programelor de formare sa faca asta, noi generam strategii si planuri, ca o echipa sa functioneze "ca unsa".

Procesul pe care noi il folosim, este un proces in 6 pasi (sesiuni), dezvoltat si testat de noi, pasi care se cladesc unii peste altii. Procesul  de facilitare a creerii echipei, porneste de la premisa ca daca exista o problema clara la care cauti un rapuns, aceasta nu se poate realiza fara o analiza a trecutului si prezentului, care defineste ceea ce sunteti astazi si o planifcare a modului in care preconizati sa va dezvoltati.

Cei 6 pasi sunt:

1. Charta echipei

(Stabilirea Valorilor, Codului de Conduita si a Provcarilor)

Acest pas va va ajuta sa impartasiti si sa clarificati fundamentul pe care se construieste echipa.

Rezultate:

• o lista de valori si coduri de conduita relationate de ele pe care membrii echipei le impartasesc
• cunosterea membrilor la nivel personal
  
• identificare modului in care membrii echipei masoara succesul 
• defineste intentiile echipei
  

2. Examinarea contextului

(Analiza contextului extern si intern in care echipa actioneaza)

Este vital pentru o echipa sa inteleaga si sa ramna vigilenta asupra contextului extern si intern in care aceasta actioneaza. 

Rezultate:

• cresterea intelegerii situatilor externe si a modului in care aceasta afecteaza echipa
• o lista cu factori care afecateaza echipa si o analiza a acestora
• identificarea schimbarilor si trendurilor care trebuiesc monitorizate
• punctele tari si slabe pe care echipa le impartasese
• un inventar al probelemelor care vor fi intampinate
• o lista de strategii legate de cum puteti exploata la maxim punctele tari si capitaliza opotunitatile
  

3. Analiza factorilor de interes pentru echipa

(Identificare si analiza factori primari, secundari si tertiari cu care echipa interactioneaza)

Analiza factorilor de interes ajuta echipa sa inteleaga cine sunt cei care ii afecteaza si in ce fel. Aceasta analiza ofera informatii care ajuta echipa sa isi solutioneze problemele in modul cel mai optim, folosind capacitea acestora.

Rezultate:

• o lista a factorilor care afecteaza sau sunt afectati de catre echipa
• interesul factorilor in relatie cu echipa
• relatiile care exista intre factorii de interes si pozitionarea acestora
• abilitatea fiecarui factor de a afecta echipa
  

4. Dezvoltarea unei viziuni a echipei

(Crearea viziunii echipei)

O vizune coerenta va ajuta mediul extern, dar si intern organizatiei, sa inteleaga mai bine cine este echipa si incotro se indreapta. Viziunea este si cea care va ghida deciziile si angajmentele ulterioare.

Rezultate:

• o lista a elementele centrale viziunii
• o declaratie de viziune
• o mantra pe care echipa o interiorizeaza

 5. Identificare rolurilor si angajementelor fiecarui membru

Rezultate:

• o lista a rolurilor fundamentale necesare in echipa
  
• recunoasterea necesitatii de roluri specifice si definite clar in cadrul echipei
• respectul pentru valorarea pe care fiecare rol o da intregului
• o lista de angajamente personale pe care fiecare membru al echipei il face catre echipa
  

6. Reguli si proceduri de lucru

(Stabilirea regulilor si normelor de operare relationate cu: performanta, comunicarea, relatiile interne si externe, creativitatea, etc)

Rolul regulilor si procedurilor de lucru este de a simplifica si translata in norme de comportament a așteptărilor membrilor si sa le alinieze cu valorile centrale si scopul echipei.

Rezultate:

• o lista de comoprtamente aceptate de catre grup si o definire a modului in care grupul va reactiona intr-o anumita situatie
• o lista de comportamente de evitat
  
• Pedepse si recompense relationate cu standardele echipei
  

Articol scris de Janina-Diana Pașaniuc

Câteva din utilizările facilitării grafice:

Câteva exemple de sesiuni de facilitare grafica susținute de noi

Titlul sesiunii	descrierea	img
Naming and Branding	Identificarea  numelui si  identității pe piața a unui software dedica formatorilor Atelierul a fost format din 3 sesiuni a cate o zi fiecare. In cardul fiecarei sesiuni au fost analizate intre 8 si 10 elementele, printre care valoarea adaugata, pozitionarea strategica, analiza competitorilor, etc.
Startegia de marketing	Dezvoltarea unui plan de marketing pentru un produs de training. Atelierul a fost format  din  6 pasi cu durata de 3-4 ore fiecare. Atelierul a cuprins analiza si pozitionarea pe piata, analiza interna si externa vis-a-vis de produs, planificarea efectiva a activitatilor, etc
Planificare strategica	Realizarea  Planificarii Strategice pentru ACT. Procesul are 7 pasi. In cadrul fiecarui pas se analizeaza intre 4 si 10 elemente cu durata de 4 ore per element. La final am avut o planifcarea a serviciilor si proiectelor organizatiei pentru urmatorii cinci ani.
Planificare strategica	Realizarea Planificării Strategice pentru o instituție publica. Atelierul a durat 3 zile in cardul caruia au fost realizate analiza PEST, SWOT, stabilirea Viziunii, Misiunii si a valorilor; stabilirea directiilor strategice. A urmat apoi 1 zi de dezvoltare de propuneri  de acțiuni pentru direcțiile strategice, proces care a implicat 120 de persoane parte din comunitate si 2 zile de rafinare a rezultatelor si finalizare a planului de acțiune împreună cu echipa de planificare.
Team Kick-off	Realizarea Planului de Start up a echipei proiectului. Procesul este format din 6 sesiuni care pot avea durata intre 2 si 6 ore fiecare. Câteva din elementele pe care le parcurgem sunt Carta Echipei, Contextul echipei, Viziunea, Reguli, Roluri si Angajament, etc

Etapa 5

Invitatiile pentru seminar sunt redactate si trimise fiecarei persoane ce urmeaza sa participe.

Trebuie sa solicitati invitatilor sa confirme participarea.

Etapa 6

Echipa de facilitare trebuie sa pregateasca materialele necesare pentru desfasurarea seminarului:

• decoratii pentru sala (indicatoare pentru locatii in timpul seminarului, welcome, flipcharturile pentru mese)

• regulile se scriu pe flipcharturi

• se realizeaza liste de participanti

• se scrie pe flipchart agenda seminarului

• se multiplica pentru fiecare participant toate intrebarile din timpul seminarului

• se pregatesc markere, foi flipchart, foi A4, etc.

Etapa 7

Pregatirea salii urmareste crearea unui mediu propice pentru desfasurarea seminarului.

Sarcinile ce trebuie realziate sunt urmatoarele:

• stabiliti asezarea meselor in sala (atatea mese cate intrebari)

• aplicati decoratiile in sala si in afara salii

• asezati mesele si scaunele in sala (de preferat mese rotunde sau ovale)

• asezati masa pentru inregistrarea participantilor

• amenajati instalatia audio

• pregatiti materialele pentru fiecare masa de lucru

• asigurati lumina si aerisire potrivita

• pregatiti un set de melodii care pot fi rulate in timpul liquid cafenelei si care sa contribuie la realizarea unei atmosfere de lucru placute

• pregatirea mesei pentru protocol

 Pregatirea salii poate sa aibe loc cu o zi inainte de seminar sau in ziua seminarului, DAR trebuie sa se termine inainte cu 1 ora de inceperea seminarului.

Daca le intelegi si stii cum sa le aplici atunci poti sa incepi un proces de planificare a unui atelier de liquid cafe.

Etapa 1.

Trebuie sa iti faci un plan in legatura cu clarificarea informatiilor pe care sa construiesti pregatirea.

Etapa 2

Apoi vine momentul intalnirii cu sponsorul in timpul careia trebuie sa clarificati urmatoarele:

1. care sunt intrebarile la care se doreste un raspuns

2. la ce ajuta clarificarea acestor intrebari

3. care sunt fortele care pot influenta bunul mers al atelierului

4. care sunt rezultatele sperate

5. ce se va intampla cu rezultatele obtinute

6. cine sunt persoanele a caror participare poate aduce cele mai multe contributii pentru clarificarea intrebarilor atelierului

7. cand ar trebui sa aibe loc atelirul si cate zile sau ore va dura

8. unde va avea loc atelierul

9. exista in locatia stabilita toate conditiile pentru desfasurarea atelierului

10. cine face rezervarea spatiului

11. cine se ocupa cu protocolul pentru intalnire

Desigur ca o singura intalnire nu este suficienta pentru pregatirea atelierului, dar celelalte intalniri presupun o anumita pregatire din partea facilitatorilor si a sponsorului.

Etapa 3

Cu toate informatiile culese poti sa incepi pregatirea.

Intrebarile la care sponsorul vrea raspunsuri trebuie rescrise.

Intrebarile ideale pentru un liquid cafe sunt deschise si generative, care invita la dialog, sunt provocatoare si permit discutii in contradictoriu.

In jurul acestor intrebari trebuie construit designul seminarului pe care il vei organiza.

Modul cum vei organiza un seminar cu ajutorul metodei Liquid cafe depinde de:

• numarul de intrebari

• numarul de participanti

• timpul disponibil

Acum ca ai o prima varianta a designului seminarului trebuie sa verific daca verifica conditiile discutate cu sponsorul si apregatesti o alta intalnire cu sponsorul.

Etapa 4

Pentru a avea un seminar care sa raspunda nevoilor sponsorului trebuie sa te asiguri ca acesta este de acord cu propunerea ta si mai ales ca o sprijina.

Discutiile trebuie sa clarifice agenda intalnirii, rolul sponsorului si al facilitatorului, bugetul intalnirii, cine sunt participantii.

Urmareste-ne mai departe si vezi cum decurg mai departe pregatirile in organizarea unui seminar bazat pe metoda Liquid Cafe